地縁による団体の認可（自治会・町内会の法人化）の手続き

この認可制度は、不動産を保有又は保有を予定している自治会・町内会が法人格を取得し、当該団体名義での不動産登記等を可能にする趣旨で、平成3年4月2日の地方自治法の改正により創設された制度です。
今般、令和3年11月26日施行の「地域の自主性及び自立性を高めるための改革の推進を図るための関係法律の整備に関する法律」（第11次地方分権一括法）による地方自治法の改正で、地域的な共同活動を円滑に行うため、不動産の保有又は保有の予定に関わらず、法人格を取得することが可能になりました。

この制度は、一定の区域に住所を有する者の地縁に基づいて形成された団体（以下「地縁団体」といいます。）、いわゆる自治会・町内会を対象としていますので、次のような団体は対象となりません。
・特定の目的の活動だけを行う団体
　例えば、スポーツ活動だけや環境美化活動だけを行う団体など
・構成員に対して住所以外の特定の属性を要する団体
　例えば、老人会や子供会（年齢の制限）など

地縁による団体の認可を受けるための要件として、地方自治法では次の4つの要件を満たすことを求めています。
1、その区域の住民相互の連絡、環境の整備、集会施設の維持管理等良好な地域社会の維持及び形成に資する地域的な共同活動を行うことを目的とし、現にその活動を行っていると認められること。
2、その区域が、住民にとって客観的に明らかなものとして定められていること。
3、その区域に住所を有するすべての個人は、構成員となることができるものとし、その相当数の者が現に構成員となっていること。
4、規約を定めていること。その規約には、目的、名称、区域、主たる事務所の所在地、構成員の資格に関する事項、代表者に関する事項、会議に関する事項、資産に関する事項が定められていること。

下記の書類を用意し、当該地縁団体の代表者が当該地縁団体の区域を所管する市長に対して申請します。
(1)認可申請書
(2)規約
目的、名称、区域、主たる事務所の所在地、構成員の資格に関する事項、代表者に関する事項、会議に関する事項、資産に関する事項、が定められているもの
(3)認可申請について、総会で議決したことを証する書類
認可を申請する旨を決定した総会の議事録等の写しで、議長と議事録署名人の署名捺印のあるもの
(4)構成員の名簿
構成員全員の住所、氏名が記載されているもの
世帯単位ではなく、構成員個人名が記載されているもの
(5)良好な地域的共同活動を現に行っていることを記載した書類（総会資料等）
申請をする地縁団体の前年度の事業報告書や決算書、本年度の事業計画書や予算書等
(6)申請者が代表者であることを証する書類
代表者について決定したことを記した議長と議事録署名人の署名捺印のある総会の議事録の写し
並びにこれについて代表者が承諾したことを証する署名のある承諾書

認可申請にあたっては、必ず総会を開催し、認可申請の可否だけでなく、規約の決定、区域の確定、構成員の確定、代表者の決定等についても審議し、決議してください。
特に規約については、必ず見直しをしていただき、認可要件に合致するよう規約の改正をしてください。なお、総会を開催する前に、規約の改正案について、必ず地域づくり推進課にご相談ください。

1、提出いただいた書類を所沢市で審査し、認可の要件を満たしていれば、市長が認可し、告示します。
　　これは、認可されたことを公に知らせることにより、法的に認められた団体であることを周知するものです。
2、市では告示を行なった日に、地縁団体台帳を作成いたします。この台帳の記載事項と告示事項は一致しております。
3、申請（証明書交付請求書）をいただければ、証明書を発行いたします。
　　証明書は、地縁団体台帳に原本と相違ない旨を記載し、市長の職印を押したものです。
4、地縁団体の印鑑登録については、必ずしも認可申請と同時に行う必要はありません。
　　団体で印鑑登録が必要となった時に、登録申請をお願いします。
5、課税関係
　　土地の購入や集会所の建設による不動産取得税（県税）は、減免申請をすることにより、免除されます。
　　登録免許税については、課税になりますが、詳細については、法務局（電話：04-2992-2677）までお問い合わせください。

認可された地縁団体は、告示事項（名称、代表者の氏名・住所、区域、事務所の所在地）や規約を変更した場合、解散等をした場合は、届出が必要です。

• 告示事項（名称、代表者の氏名・住所、区域、事務所の所在地）を変更した場合

　 次の書類を提出してください。
　(1)告示事項変更届出書
　(2)総会資料
　(3)議事録

• 規約を変更した場合

　 次の書類を提出してください。
　(1)規約変更認可申請書
　(2)総会資料（規約変更の内容及び理由を記載した書類）
　(3)議事録
　(4)新旧規約

「所沢市認可地縁団体印鑑条例」に基づき、不動産等の登記に必要な代表者の印鑑を登録することができます。

• 登録申請

　申請者（主に地縁団体の代表者）は、「認可地縁団体印鑑登録申請書」に登録を受けようとする印鑑を添え、市長に申請しなければなりません。
　申請書には、認可地縁団体の名称、事務所の所在地、代表者の氏名、住所、生年月日を記載し、押印してください。
　なお、申請書の代表者氏名の次に押印する印鑑は、所沢市で印鑑登録されている代表者の個人の印鑑としてください。
　

• 登録印鑑の材質

　次のものは、登録印鑑としては適当ではありません。
　ゴム印、その他変形しやすいもの
　機械製造により大量生産されたもの
　印影を鮮明に表しにくいもの
　その他、登録を受けようとする認可地縁団体印鑑として適当でないもの

• 印鑑の大きさ

　印影の大きさが、一辺の長さ8ミリメ－トル以上30ミリメ－トル以内の正方形に収まるもの

「地域の自主性及び自立性を高めるための改革の推進を図るための関係法律の整備に関する法律（令和4年法律第44号）」により地方自治法が一部改正となり、書面又は電磁的方法による決議の規定が創設されましたのでお知らせします。

• 書面又は電磁的方法による決議の規定の創設（令和4年8月20日施行）

(1) 本来であれば総会において決議すべき事項について、総会を開催せずに書面又は電磁的方法による決議を行うことについて構成員に確認し、全員の承諾が得られた場合には、総会を開催せずに、決議事項についての賛否を問い、書面又は電磁的方法により決議を行うことになります。なお、この場合には、通常どおりの決議要件が適用されます。
※書面または電磁的方法による決議を行うことについて反対が一人でもいれば、通常どおり総会を開催する必要があります。

(2) 本来であれば総会における決議事項について、構成員全員の書面又は電磁的方法による合意があり、当該決議事項について構成員全員の賛成の意思が確認できた場合には、当該合意をもって書面又は電磁的方法による決議があったものとみなされます。
※その決議事項について全員が賛成でなければ可決することはできません。一人でも否決であれば、通常どおり総会を開催する必要があります。

※電磁的方法・・・電子メール、Ｗebサイト、アプリケーション等を利用した方法、磁気ディスク等に記録して、当該ディスク等を交付する方法などが考えられます。